Es común que por alguna razón no se pueda obtener una W-9, aquí conversamos sobre las consecuencias
Caso #1: No hemos comenzado a trabajar con ellos
Nuestra recomendación es no trabaje con esa persona, pero en el caso que decida decida trabajar con este contratista, aunque no tenga una W-9, debe hacer una retención de impuestos del "24%" esta retencion se llama "Backup Withholding".
Esto se debe enterar al IRS a corto plazo, pregúntele a su contador cual es el procedimiento adecuado.
Caso #2: Ya estoy trabajando con ellos
En dado caso debe hacerle retención a todos los pagos futuros hasta que le entreguen la W-9 con el ITIN.
Caso #3: Trabaje con ellos pero ahora no me quiere dar la W-9 o no los puedo ubicar.
Aquí tiene un riesgo de penalidades con el IRS y puede ser responsable por la retención. Puede leer mas aqui: https://www.irs.gov/payments/information-return-penalties
Adicionalmente el IRS puede eliminar la elegibilidad del gasto para ser deducido de impuestos.